Supporto e funzionalità del Software
Per domande o assistenza sull’utilizzo del software o dell APP di Vitaever®, il supporto è disponibile secondo i termini contrattuali da lunedì a venerdì in orario 9.00-13.00 e 14.00-18.00, oppure scrivendo per email a support@vitaever.com.

Come posso installare Vitaever®?
Vitaever è utilizzabile da tutti i dispositivi dotati di connessione attraverso browser senza necessità che venga installato nel proprio dispositivo. Esiste anche la versione APP sia per Android sia per IOs. Al primo accesso vengono chiesti i consensi per un corretto funzionamento (i singoli consensi vengono spiegati nella policy privacy). Quindi è necessario inserire il nome della licenza e le proprie credenziali per accedere.

Come posso uscire da Vitaever®?
Per uscire dalla propria utenza è possibile fare Log out. Si raccomanda di effettuare il log out nel caso in cui si debba cambiare dispositivo.

Perché non riesco ad accedere a Vitaever®?
Se l’app comunica un errore associato ad Username/Password può essere un problema di credenziali inserite oppure di abilitazione ad accedere. In caso di problemi sulle credenziali (nome utente, password o licenza) si può provvedere ad un recupero credenziali, reset password oppure contattare il servizio di supporto. Il problema può essere dovuto ai permessi di accesso: solo chi è registrato con utenza da Operatore può utilizzare l’app. Quindi, ad esempio, sono escluse le Utenze dei gruppi Assistiti, Coordinatore, Amministratore, Centrale Operative, Caregiver, …Inoltre i Coordinatori e gli Amministratori della licenza possono abilitare o disabilitare la possibilità di accesso agli Utenti (Operatori e Assistiti).

Come funziona la password?
Ogni password è criptata e non è visibile a nessuno (nemmeno al supporto di Vitaever®). Deve essere compresa tra gli 8 e i 2 caratteri, può contenere numeri, lettere maiuscole e minuscole. Non può contenere caratteri: ! . £ $ % & ( ) = – _ ?
Inoltre ogni 90 giorni scade e viene richiesto di inserirne una nuova che non può essere uguale all’ultima inserita.

Perchè ricevo email da Vitaever® quando effettuo l’accesso?
Si tratta di un sistema di sicurezza automatico. Il sistema Vitaever® invia una mail alla casella di posta associata all’account ogni volta che viene eseguito un accesso. In questo modo possono essere individuate subito eventuali violazioni dell’account. Allo stesso modo ogni volta che si tenta l’accesso sbagliando la password più di 4 volte, viene inviata una mail di notifica del tentativo di accesso.

Perchè viene consigliato di associare una email diversa per ogni account?
Perché le comunicazioni e le notifiche vengono inviate alla mail associata all’utenza. Se una email viene utilizzata per più utenze diverse, può essere meno facile effettuare un reset password.
In fase di registrazione hanno sbagliato il mio nome utente come posso cambiarlo?
Non è possibile per l’utente modificare il proprio nome utente: è necessario contattare il Coordinatore o l’Intestatario della licenza.

Geolocalizzazione
– Nell’app compare la via in cui mi trovo: l’applicazione sta registrando i miei spostamenti?
No: la geolocalizzazione avviene solo tramite App e versione mobile e le coordinate (latitudine e longitudine) vengono registrate solo nel momento esatto in cui viene registrato un appuntamento. Inoltre per fare ciò il GPS del telefono deve essere attivo e devono essere stati dati i consensi richiesti in fase di registrazione.

– La geolocalizzazione non è precisa: cosa devo fare?
Nel caso in cui Vitaever® non rilevi la posizione esatta si consiglia di:
1. aggiornare la posizione cliccando sull’icona posta di fianco all’indirizzo rilevato da Vitaever®;
2. controllare che sia attivo il GPS nel proprio dispositivo,
3. verificare dalle impostazioni del dispositivo che siano stati dati i permessi all’App o al browser, da cui si sta utilizzando Vitaever®.

Chi vede i miei dati in Vitaever®?
I dati sono visibili da parte dei soggetti autorizzati al trattamento in base alla finalità ed al servizio richiesto e pertanto erogato. Il Titolare dei dati è intestatario della licenza, solitamente si tratta dell’Ente che eroga il servizio e dei suoi operatori. Qualora venga fatta espressamente richiesta di assistenza, gli addetti al supporto di Vitaever® possono accedere alla licenza come Responsabili del Trattamento ex art. 28 GDPR.
In ogni caso, sono stati creati diversi livelli di visibilità dei dati in base alla necessità della richiesta di supporto e sempre nel rispetto della privacy degli Utenti.
L’Organizzazione ha stabilito e adottato diverse misure di sicurezza nel rispetto dell’art. 32 GDPR con particolare attenzione verso la cifratura dei dati. Inoltre effettua il monitoraggio del rischio relativamente alla sicurezza delle informazioni gestite secondo gli standard ISO 27001.
Per ogni licenza, viene generata una chiave di cifratura con la quale i dati memorizzati vengono cifrati. Quindi anche potendo accedere direttamente al database non sarebbe possibile ricavare nessuna informazione utile ad identificare Assistiti, Operatori o Utenti del sistema. I dati, una volta decifrati, vengono trasmessi solo attraverso protocolli sicuri e cifrati SSL.

Non riesco a registrare l’appuntamento, come devo fare?
Vitaever® comunica il problema riscontrato con un messaggio che compare in un riquadro rosso in basso a destra. Leggere la comunicazione per capire l’errore. Nel caso in cui non si riesca a risolvere, contattare il coordinatore o il supporto di Vitaever® e comunicare l’errore letto nel messaggio nel box in rosso.

Le note degli appuntamenti sono visibili anche agli assistiti?
No: le note sono visibili solo dagli operatori, coordinatori ed amministratori di sistema.

Come fare ad eliminare un operatore o un assistito?
L’eliminazione degli Operatori può essere effettuata dagli utenti Coordinatori o Amministratori, se la licenza è stata così configurata. In caso contrario i Coordinatori possono inoltrare la richiesta tramite email al supporto tecnico di Vitaever®, il quale provvederà nei tempi concordati alla cancellazione richiesta. L’eliminazione

Problemi nella registrazione degli appuntamenti
– cosa succede se inizio o termino un appuntamento diversamente da quanto programmato?
L’appuntamento verrà registrato come iniziato e terminato nei momenti (data e ora) in cui si è cliccato su Inizia e Termina. Eventualmente è possibile inserire una nota per notificare qualcosa al Coordinatore. Se la registrazione viene annullata, l’appuntamento torna alla data e orario da programmazione iniziale.

Quanto tempo vengono conservati i miei dati in Vitaever®?
I tempi di conservazione dei dati all’interno della licenza Vitaever® vengono gestiti dal Titolare dei dati. Nel caso in cui il cliente decida di recedere dal contratto, le tempistiche secondo le quali i dati verranno definitivamente cancellati vengono concordate direttamente con il Cliente Titolare dei dati.
Ogni assistito, operatore o utente può far valere i propri diritti di cancellazione in un qualsiasi momento. La cancellazione dei dati può avvenire tramite richiesta esplicita da parte della persona interessata scrivendo a privacy@nethical.it

Quali misure vengono applicate per garantire la riservatezza, l’integrità e la disponibilità dei dati?
Il servizio Vitaever® è erogato attraverso una struttura che si trova sul cloud di Amazon AWS. Viene garantita:
– riservatezza dei dati attraverso: autenticazione, password con scadenza trimestrale, profilazione dei permessi e cifratura dei dati a riposo e durante il trasferimento (protocollo SSL);
– l’integrità dei dati attraverso procedure di backup;
– disponibilità dei dati attraverso un monitoraggio attivo ed una ridondanza by-design di tutta l’infrastruttura.

Versione n.1 del 22/10/2024